Skypend werken en ander leed

Ik zit aan mijn bureau. Het is twee uur ’s middags en ik zit te wachten op mijn collega’s waarmee ik een belangrijke werkbespreking heb. Ik ben – heel Nederlands – op tijd, ben goed voorbereid, heb alle alle relevante stukken “open staan” op mijn laptop en mijn aantekeningen van de vorige bespreking liggen voor me. Vooralsnog ben ik echter alleen. Alleen op Skype wel te verstaan. Niemand reageert op mijn chat bericht waarin ik vraag of iedereen klaar is voor de bespreking. Om kwart over twee ontvang ik een chat bericht: “Just woke up, sorry! Need a coffee, will join you a.s.a.p”. Het bericht komt van collega S uit de Verenigde Staten. Ach ja, bij haar is het nu 6 uur ’s ochtends, dan kun je je wel eens verslapen. In Kenya is het echter twee uur ’s middags,, net als hier in Israël. Mijn collega’s daar kunnen zich niet verslapen hebben, toch? Collega L is offline, Ik stuur haar een korte e-mal: “Hi! Where are you? We had planned a meeting from 2 to 3…”. Vooralsnog geen antwoord en ook geen verandering in haar online-status. Dan komt er een berichtje van collega M, eveneens in Kenya: “Are we meeting today?” …. In reactie op mijn bevestiging vraagt ze om 10 minuten uitstel, de regionaal directeur heeft haar even nodig. Uiteindelijk start de meeting rond half 3 terwijl ik om 3 uur de kinderen van school moet halen. De meeting start bovendien zonder collega L die simpelweg niet reageert op e-mails en die ook haar telefoon niet opneemt wanneer collega M haar belt om te achterhalen waarom ze er niet is.

Bizar verhaal? Niet realistisch? Forget it. This is the story of my working life! Serieus. dit overkomt me minstens eens per week en in weken met veel meetings gebeurt het vaker. Ik werk vanuit huis, op afstand van mijn opdrachtgever en van de mensen waarmee ik samenwerk. We werken niet alleen vanuit verschillende plekken op de wereld, ook leven we in verschillende tijdzones en hebben we uiteenlopende culturele achtergronden. Daar komen nog wat taalverschillen bij en problemen met internetverbindingen die buiten Europa en de VS helaas niet zo betrouwbaar zijn. tja, uitdagingen genoeg zeg maar.

Ik ben enorm dankbaar dat ik werk heb, al is het dan niet bij een opdrachtgever in Israël. Dat blijkt namelijk niet eenvoudig. Niet alleen vormt de taal een obstakel, ook de arbeidswetgeving werkt niet echt mee. Tot nu toe heb ik slechts één reële optie om in Israël te werken gehad, waarbij ik minstens 40 uur per week zou moeten werken voor een lager salaris dan ik ooit voor mogelijk had gehouden. Ik zou minder verdienen voor die 40 uur (plus) dan ik nu verdien met een kleine 20 uur werken per week. Het betrof bovendien werk dat me inhoudelijk totaal niet aansprak en wat totaal niet aansluit op mijn kennis en ervaring. Ik heb dus niets te klagen. En toch doe ik dat af en toe hartgrondig. Werken op afstand met tijds- en cultuurverschillen is namelijk niet altijd eenvoudig. Met name het verschil in cultuur vormt soms een obstakel. Ik heb me niet eerder gerealiseerd hoeveel impact dat heeft op samenwerking.

Zo ben ik gewend aan werken met duidelijke targets, deadlines, plannen, afspraken en met het uitgangspunt afspraak = afspraak aan de basis van de werkrelatie. Natuurlijk, daar komt wel eens iets tussen en dat laat je elkaar dan – indien mogelijk tijdig – weten. Heel Nederlands weet ik inmiddels. Nu werk ik voornamelijk met mensen in verschillende Afrikaanse landen en met mensen in de Verenigde Staten. Ze werken voor een NGO, een non-governmental organization. Een NGO is een non-profit organisatie die zich inzet voor een maatschappelijk belang. Dat is mooi. Alleen blijkt dat in dit geval in de praktijk te betekenen dat prioriteiten van dag tot dag kunnen veranderen als gevolg van noodsituaties en humanitaire rampen, maar ook vanwege andere, heel wat kleinere, afwijkingen van het reguliere. De organisatie cultuur is er een van totaal vertrouwen in het goede van de mens. In theorie is dat mooi, dat meen ik. In de praktijk brengt het echter met zich mee dat men het bijzonder moeilijk vindt om elkaar op verantwoordelijkheden aan te spreken. Als iemand niet komt opdagen bij een bespreking, zonder zich af te melden, gaan collega’s er vanuit dat er iets ergs gebeurd is. Geeft iemand al weken geen opvolging aan actiepunten? Geen probleem, hij/zij heeft het super druk en het regenseizoen leidt tot veel overlast in Kenya. Het gevolg van deze losse manier van werken is dat het maken van een planning weinig zinvol is, behalve dan deze pijnlijk duidelijk maakt wat de gevolgen zijn van zes weken oponthoud. Ik moet bekennen dat ik dat af en toe verschrikkelijk vind. Diplomatiek uitgedrukt. Ik voel me namelijk verantwoordelijk voor de afronding van dit project. Ik heb me gecommitteerd en wil het goed doen, ik wil resultaten boeken.

Ruim een maand geleden vond ik dat ik lang genoeg uitvluchten en excuses had geaccepteerd en heb ik de noodklok geluid. Mijn agenda had ik maanden lang vrijgehouden voor mijn opdrachtgever die me gemiddeld 24 uur per week nodig zou hebben. Die 24 uur haalde ik soms wel, vaker werden het in de praktijk (veel) minder uren omdat afspraken steeds gecanceld werden of zonder cancellation niet plaatsvonden, actiepunten niet werden opgevolgd, door mij opgestelde adviezen of documenten niet werden gereviewed etcetera. Ondertussen hield ik andere verplichtingen op afstand, ik meldde me niet aan voor lezingen omdat ik dacht een afspraak te hebben, ik maakte geen afspraken met vriendinnen en durfde me niet te committeren aan vrijwilligerswerk bij het Eritrees vrouwencentrum in Tel Aviv. Ik luidde dus de noodklok. En dat heeft gewerkt. Na enige discussie over het belang van het daadwerkelijk realiseren van doelstellingen en hoe samen te werken met de genoemde geografische afstanden en cultuurverschillen, gaf mijn opdrachtgever een duidelijke boodschap af aan de medewerkers in zowel de VS als in Afrika: zo kan het niet langer. En dat had effect. De bal ging eindelijk rollen. En hard.

Gisteren had ik een meeting met het senior management van de NGO waarvoor ik werk in Kenya. Vier managers, de country director, regionaal HR Manager en lokale HR Manager zaten in Nairobi in een vergaderzaal, ik zat achter mijn laptop in Israël en de Global HR Manager zat achter de hare in de VS. We bespraken de rangorde van alle functies in de organisatie in Kenya. Na maanden van trekken en duwen waren uiteindelijk alle functies beschreven en gewaardeerd en had de country director zijn feedback gegeven op dat alles. Best spannend is dan zo’n milestone meeting waarin het management team zich moet uitspreken over de rangorde. Die rangorde is immers bepalend voor de salarisniveau’s die medewerkers kunnen bereiken in hun functie. Na al mijn slechte ervaringen in de afgelopen maanden, was ik opgelucht en blij toen ik gisteren om half tien ’s ochtends opmerkte dat iedereen op tijd was (zelfs mijn collega in de VS waar het midden in de nacht was), dat de internetverbindingen overal werkten, dat iedereen voorbereid was en – misschien het belangrijkste van alles – dat de managers zich durfden uit te spreken over de rangorde. Niet heel Afrikaans namelijk, om je duidelijk voor of tegen iets uit te spreken. Het werd een constructieve bespreking waarbij het management ook met name onderling het gesprek aanging over de manier waarop de verschillende projecten worden aangestuurd en uitgevoerd. Het was louterend. De rangorde werd op vier functies na volledig ondersteund en goedgekeurd, afspraken werden gemaakt over harmonisatie van functienamen en over het creëren van betere carrièrepaden. Precies het soort issues waar ik ook mee te maken had toen ik  nog een normale baan had in Nederland.

En zo lijkt het erop dat ik mijn project in Kenya tot een goed einde kan brengen dit najaar terwijl ik de volgende twee projecten kan opstarten in Afrika en in Zuid Amerika. En daar ben ik best trots op.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s